Was für eine Veranstaltung / ein Event oder Happening soll's denn sein?
Hier geben wir ein paar Tipps für die erfolgreiche Planung einer Veranstaltung oder Tagung.
Die Frage nach der Art der Veranstaltung musst Du schon selbst beantworten 😉.
Für die Planung und Durchführung eines erfolgreichen Events können wir Dir aber gerne ein paar Tipps geben 🤔.
Bevor es losgeht
Es gilt, nicht gleich mit der Tür ins Haus zu fallen. Überlege zuerst einmal für wen und wo die Veranstaltung stattfinden wird.
Es macht schon einen Unterschied, ob man/frau einen Kindergeburtstag, eine Hochzeit oder dem 50sten Jahrestag bzw. eine Firmenfeier organisiert.
Gibt es ein Motto für die Party oder ein Thema für die Firmenfeier?
Ganz wichtig ist es auch, zu wissen, wer helfen kann und wie. Je größer das Event, desto mehr Unterstützung solltest Du anheuern.
Ziele setzen
Die Vorüberlegungen sind abgeschlossen, jetzt geht es um die Details.
Welche Ziele sollen erreicht werden: 10 glückliche Kinderaugen. Ein Traum in Weiß (oder einer anderen Farbe). Unvergessliche Momente. Oder ein knalliger Jahresabschluss.
Je konkreter Du Deine Ziele formulieren kannst, desto besser kannst Du an Ihrer Verwirklichung arbeiten.
Das Budget
Wieviel darf es denn kosten? Welche Summe steht zur Verfügung?
Es ist leicht jeden Rahmen zu Sprengen aber das Event soll wegen der unvergesslichen Momente in Erinnerung bleiben, nicht wegen der monatlichen Raten
Kostenfaktoren sind unter Anderem:
- Location / Veranstaltungsort
- Catering und Bar
- MusikerIn oder DJ
- Redner
- Einladungen
- Marketing (Flyer, Poster oder Internet)
- Reisekosten
- Evtl. Musiklizenzen (GEMA)
- Versicherung
Eventuell ist erstmal etwas Recherche nötig, um abzuklären was bezahlbar ist, welche Alternativen es gibt oder ob man einen Teil auch selbst machen kann.
Der Plan
Ohne Plan ist alles Chaos.
Große Veranstaltungen sollten bis zu sechs Monate im Voraus geplant werden. Frühzeitig sollten Verantwortungsbereiche für alle Beteiligten festgelegt werden. Wer kümmert sich um die Musik, wer um Mägen und Gaumen? Wer sorgt für Sitzgelegenheiten und wer macht die Technik.
Bei Großveranstaltungen müssen Genehmigungen eingeholt werden, die Feuerwehr informiert werden. Sanitäranlagen müssen vorhanden und Sanitäter vor Ort sein.
Wie sieht es vor Ort aus? Wo spielt die Musik, Wo gibt es Essen und Trinken. Warum hat niemand geschaut, ob die Hüpfburg tatsächlich in den Vorgarten passt?
Ein Whiteboard mit Projektplan, Deadlines sowie offenen und erledigten Aufgaben ist eine gute Idee.
Nummer Sicher
Bitte bicht vergessen, zu prüfen, ob auch alle Künstler, Caterer und andere Mitwirkende den Termin bestätigt haben.
Wo könnte etwas schief gehen? Kann man das verhindern? Gibt es kurzfristige Alternativen?
Die Umsetzung
Wenn alles gut geplant ist.. Viel Spaß und viel Erfolg.
